Mail script

Mail script

De verschillende mails

Voor verschillende doeleinden worden er vanuit het systeem mails verstuurd naar de klant. Sommige mails gaan automatisch, sommige handmatig, sommige kun je ook aan of uit zetten. Hieronder behandelen we iedere verschillende mail.

Bevestigingsmail

Heb je ingesteld dat de gast zelf de reservering moet bevestigen? Dan wordt de bevestigingsmail naar de gast verstuurd. Hierin staat een link waarmee de gast de reservering kan bevestigen. Deze check wordt gedaan om er zeker van te zijn dat er een valide e-mailadres is ingevuld. Wil de reservering door de klant laten bevestigen, of wil je de reservering eerst keuren? Dit kun je instellen bij de instellingen van de accommodatie. Klik hier voor een uitleg waar je dit precies kunt doen.

Goedkeuringsmail

Als je hebt ingesteld dat je reserveringen eerst zelf wilt keuren voordat ze bevestigd worden, dan wordt de goedkeuringsmail verstuurd als de klant een reservering heeft gedaan. De goedkeuringsmail dient als een voorlopige bevestiging om de klant te laten weten dat de reservering in behandeling wordt genomen. Als je de reservering hebt bevestigd, dan ontvangt de klant de definitieve reserveringsbevestiging.

Aanvraagmail

Werk je niet met de directe boekingsmodule, maar met aanvragen? Dan ontvangt de klant de aanvraagmail als ze een aanvraag hebben gedaan.

Reserveringsmail

Is de reservering door jou of de gast zelf bevestigd? Dan ontvangt de gast een reserveringsmail. Dit is een bevestiging van de reservering. Hier wordt ook de factuur in meegestuurd.

Check-in mail

Check je reserveringen in en uit en heb je ingesteld dat er een mail moet worden verstuurd bij het in- en uitchecken? Dan ontvangt de klant deze mail zodra je de reservering incheckt.

Check-out mail

De check-out mail werkt hetzelfde als de check-in mail, alleen wordt deze verstuurd als je de gast uitcheckt.

Herinneringsmail

Als een klant de betalingen niet op tijd heeft gedaan, dan kun je de klant een herinneringsmail versturen. Deze mail kan alleen handmatig verstuurd worden bij de acties van de reservering. Deze optie wordt zichtbaar als het betaaltermijn is verstreken.

Betalingsbevestigingsmail

Als de klant de betaling heeft voldaan, dan ontvangen zij een betalingsbevestiging. Of er een betalingsbevestiging wordt gestuurd, kun je instellen bij de algemene instellingen.

Bedankmail

Wil je de gast bedanken voor hun verblijf? Dan kun je de ‘Bedankmail versturen’ op ‘Ja’ zetten bij de algemene instellingen. Als het is ingesteld dat deze verstuurd moet worden, dan wordt de bedankmail 2 weken na verblijf verstuurd.

Annuleringsmail

Heb je een reservering geannuleerd? Dan wordt de annuleringsmail verstuurd naar de gast.

Meterstandenmail

Bereken je de kosten van gas, water en elektra door aan de gast en heb je dit ingesteld? Dan kun je deze mail na het verblijf handmatig versturen. De factuur van het verbruik wordt ook meegestuurd in de bijlagen van deze mail.

Factuurmail

Deze mail wordt verstuurd als je een losse factuur hebt aangemaakt via de factuurmodule en daarin hebt aangegeven dat je de klant een mail wilt versturen. De losse factuurmodule kun je aanzetten in de algemene instellingen. Let op! Voor reguliere reserveringen wordt de factuur niet met deze mail verzonden, maar met de reserveringsmail.

Variabele mail

Je kunt ook variabele mails sturen. Je kunt zelf aangeven wanneer deze verstuurd moet worden en of de factuur mee moet worden gestuurd.

Neem contact met ons op

We zijn bereikbaar op werkdagen tussen 8:30 en 17:00