Vergaderarrangementen toevoegen

Vergaderarrangementen toevoegen

Vergaderarrangementen toevoegen

De opties en bijkomende kosten worden gebruikt om vergaderarrangementen en eventueel extra opties aan te maken in de boekingsmodule. Hieronder volgt het stappenplan waarin we uitleggen hoe je deze arrangementen en opties kunt toevoegen.

Stap 1 : Ga naar ‘Accommodaties’ in de menubalk

Stap 2: Klik op het icoontje van ‘Opties en bijkomende kosten’

Dit is het vierde icoon achter de desbetreffende accommodatie.

Stap 3: Klik op ‘Toevoegen opties’

Het aanmaken van een vergaderarrangement begint met het invoeren van een optie. Dit doe je door te klikken op het grote groene plusje. De optie is in het feite de inhoud van het vergaderarrangement. Bijvoorbeeld: onbeperkt koffie en thee, iets lekkers bij de koffie, een lunch en gebruik van flipover, beamer en scherm.

Titel

Geef de optie een titel, bijvoorbeeld 4-uurs vergaderarrangement.

Omschrijving (optioneel)

Let op: vul hier alleen een omschrijving in wanneer de optie NIET wordt gekoppeld aan een arrangement.

Vergaderlengte

Kies hier de lengte die het beste past bij de optie. Bijvoorbeeld: bij een 4-uurs vergaderarrangement hoort de vergaderlengte 1 dagdeel.

Type

Kies hier het juiste type. Wil je de optie koppelen aan een vergaderarrangement, kies dan per persoon per boeking.

Prijs

Vul hier de prijs in van de optie.

BTW

Kies hier het BTW-percentage van de optie.

Aantal mogelijk en maximaal bedrag

Dit hoef je alleen in te vullen wanneer er een beperkt aantal van een optie is. Bijvoorbeeld 1 beamer of 3 flipovers. Is dit niet van toepassing, laat dit veld dan leeg.

Het kan zijn dat je een limiet wilt vaststellen aan de kosten van de optie. Dit kun je invullen bij het veld ‘Prijs max’. Ongeacht hoe vaak de optie wordt geboekt, het bedrag zal nooit hoger worden dan het bedrag dat ingevuld staat bij ‘Prijs max’.

Verplicht, tonen in module en ter plaatse betalen

Als een optie verplicht is, kun je dit aangeven door ‘Verplicht’ op ‘Ja’ te zetten. Dit is vooral van toepassing voor opties zoals; borg, eindschoonmaak, toeristenbelasting, etc.

Als je de optie wel wilt aanmaken, maar nog niet wilt dat dit voor de klant zichtbaar wordt in de module, dan kun je ‘Tonen in module’ op nee zetten. Dit is ook handig als je de opties alleen wilt gebruiken bij het aanpassen van de reservering.

Als het bedrag van de optie pas bij aankomst betaald moet worden, kun je ‘Ter plaatse te betalen’ op ‘Ja’ zetten. Dit zorgt ervoor dat de optie wel zichtbaar is. Er wordt hier een extra pagina op de factuur voor aangemaakt.

Koppelen aan

Wanneer het gaat om vergaderarrangementen kies je hier altijd voor Alleen boekingsmodule.

Als je op ‘Toepassen’ klikt, wordt de optie toegevoegd. Je kunt vervolgens meteen een nieuwe optie aanmaken of terug gaan naar het overzicht. Wil je graag testen of de optie goed werkt? Bekijk dan de preview van de boekingsmodule via  bij de acties van de accommodatie.

Stap 4: Klik op toevoegen arrangement

Om het vergaderarrangement compleet te maken, ga je de eerder aangemaakte optie koppelen aan een vergaderarrangement. Start met het klikken op het groene plusje Toevoegen arrangement.

Titel

Je kunt hier dezelfde titel meegeven als de bijbehorende optie, bijvoorbeeld 4-uurs vergaderarrangement.

Vergaderlengte

Kies dezelfde vergaderlengte die je ook hebt toegewezen aan de optie, bijvoorbeeld bij een 4-uurs vergaderarrangement hoort de vergaderlengte 1 dagdeel.

Omschrijving (optioneel)

Let op: vul hier de omschrijving in van het vergaderarrangement. Een omschrijving kan bijvoorbeeld zijn: "het 4-uurs vergaderarrangement is inclusief koffie en thee, iets lekkers, onbeperkt water en gebruik van flipover, beamer en wifi".

Type

Kies hier hetzelfde type als bij de bijbehorende optie, bijvoorbeeld per persoon per boeking.

Upload afbeelding

Voeg hier een afbeelding toe aan het arrangement.

Optie koppelen

Wanneer je een keuze hebt gemaakt voor een type, komen alle opties tevoorschijn welke hetzelfde type hebben meegekregen. Kies hier het bijbehorende type uit, bijvoorbeeld 4-uurs vergaderarrangement.

Klik vervolgens op toepassen om het vergaderarrangement op te slaan.

Wanneer je een optie aan een arrangement hebt gekoppeld, ziet het er als volgt uit:

Dit herhaal je vervolgens voor al je vergaderarrangementen

Let er hierbij op dat je de juiste vergaderlengtes koppelt aan je arrangementen. Bijvoorbeeld: bij een 8-uurs vergaderarrangement hoort de vergaderlengte 2 dagdelen. Bij een 32-uurs vergaderarrangement hoort de vergaderlengte drie dagen en twee overnachtingen. Zorg ervoor dat je zowel bij de optie als het arrangement dezelfde lengte kiest, zodat je deze aan elkaar kunt koppelen.

Valt een optie niet binnen een arrangement?

Voer het item dan alleen in als optie. Dit geldt bijvoorbeeld voor een beamer, een flipover, een activiteit die men kan bijboeken of de huur van een fiets.

Neem contact met ons op

We zijn bereikbaar op werkdagen tussen 8:30 en 17:00